Sistematizza la tua attività

In queste settimane di stop forzato ci viene data una grande possibilità: mettere ordine nella nostra attività lavorativa. Ci viene infatti regalato del tempo che possiamo utilizzare al meglio riflettendo sul nostro business e su tutte le attività che lo compongono, andando a mappare e gestire tutte quelle attività che possono essere standardizzate.


Pensiamo alla nostra attività lavorativa come ad un orologio in cui ogni ingranaggio deve funzionare alla perfezione per far sì che il sistema regga bene. Se ogni componente non viene "oliato", curato, a dovere, rischiamo di fare inceppare l'intera struttura causando gravi danni: perdita di tempo, errori, ecc.


Quindi, se sei un professionista, un lavoratore autonomo, un artigiano o uno startupper che si è ritrovato ingabbiato nel proprio lavoro e non riesce "a dare il giro" oppure hai appena avviato la tua attività, continua a leggere perché ti spiegherò come sistematizzarla, standardizzando compiti e guadagnando così tempo, professionalità e serenità!




Perché sistematizzare la tua attività?


Spesso si pensa che le procedure (insieme ai processi, ma non voglio complicarti troppo la vita) siano prerogativa di aziende strutturate. Questo è in parte vero, infatti gli imprenditori sanno perfettamente che senza un sistema per organizzare e uniformare le attività, il loro business non sarebbe solido e non potrebbe crescere. Standardizzare parte del lavoro però può essere molto utile anche per chi non ha un'azienda strutturata ma lavora da solo o con pochi collaboratori/soci.


Possiamo quindi dire che sistematizzare e standardizzare alcune attività che compongono il tuo business ti renderà più efficiente, produttivo, veloce, libero da problemi e con tempo in più che potrai investire in altre attività.


Delega


Inoltre senza un sistema standardizzato la tua attività potrà crescere solamente in funzione di quanta energia, forza di volontà e tempo tu potrai investirci. Invece con procedure e check list ben formalizzate potresti decidere di delegare senza troppi pensieri alcuni compiti dandoti così la possibilità di concentrarti sull'essenziale della tua attività (Se non ti senti tanto pronto a delegare leggi il mio post "To De List").


Sistematizza la tua attività, come fare?


Prima regola: Formalizza solo il necessario! Non creare procedure e check list per qualsiasi tipo di attività. Molti tendono ad esagerare producendo una mole di documenti che non viene poi di fatto utilizzata. Quindi, meglio "poco ma buono": poche procedure chiare, semplici ed efficaci!


Seconda regola: Parti dai problemi/errori. "Errare è umano, perseverare è diabolico". Accogli l'errore come possibilità di crescita. Ogniqualvolta ti confronterai con un problema sfrutta l'occasione per analizzare la situazione e definire una procedura che ti aiuti a non sbagliare più.


Terza regola: Elasticità. Il sistema che andrai a creare dovrà essere elastico, ossia tenere il passo con il progresso della tua attività. Questo significa che andrà rivisto ed implementato periodicamente.


Procedure e Check List


Per avere un sistema ordinato, semplice ed efficace dobbiamo iniziare facendo un po' di distinzione tra procedure e check list:


Procedure


La procedura descrive in maniera dettagliata le regole da seguire per svolgere determinate operazioni all'interno di un determinato compito. Nella procedura si racconta "il modo corretto di fare qualcosa". Prendiamo per esempio la procedura per l'emissione di una fattura. Con ogni probabilità la successione di passaggi che dovrai seguire sarà sempre la stessa e quindi standardizzabile. Descrivere con precisione questa procedura ti permette di eseguire il compito sempre nella maniera corretta ed eventualmente delegare a qualcun'altro la gestione di questo particolare aspetto della tua attività.


Se sei interessato a saperne di più su come scrivere una procedura, mandami una mail a info@marialuanabarmaz.it,ti invierò senza impegno un modulo con i passaggi chiave per scrivere una procedura che sia completa, semplice ed efficace.


Ti elenco alcune delle mie procedure:

- Gestione dei contratti di vendita (come dev'essere redatto un contratto, dove dev'essere salvato e con che nome, quali allegati deve contenere);

- Gestione informative privacy (come gestire le informative, dove vanno conservate, ecc.);

- Gestione fatturazione attiva (come emettere la fattura, dove dev'essere salvata e con che nome, come va inoltrata al cliente, dove va registrato il pagamento,ecc.).


Check List


A primo avviso le check list possono sembrare uno strumento banale invece il loro utilizzo può rivelarsi davvero provvidenziale mettendoti al riparo da dimenticanze ed errori. Una check list è una lista di controllo che ti permette di suddividere un compito complesso in tanti passaggi da eseguire. Quindi per tutti quei compiti standardizzabili può essere davvero utile averne una (o più d'una). Anche in questo caso è uno strumento che si adatta perfettamente alla delega in quanto ti libera dalla continua supervisione o dalla necessità di dare indicazioni.

Qui sulla sinistra trovi come esempio la mia check list "acquisizione nuovo cliente". Ogni volta che porto a termine uno dei compiti "flaggo" la casella corrispondente a quello che ho eseguito. Questo mi permette di avere sempre sotto controllo tutto e di non dimenticarmi dei pezzi per strada.









Crea il tuo sistema


Ora che abbiamo visto insieme l'importanza di sistematizzare la tua attività e come usare correttamente procedure e check list, prova a pensare a quali sono quei compiti nella tua attività che una volta standardizzati ti permetterebbero:

1) di risparmiare tempo;

2) di essere più efficace ed efficiente;

3) eventualmente di delegarli per poterti dedicare a qualcosa di più interessante... 😉


Se hai delle domande o se vuoi ricevere il modulo su come scrivere una procedura, scrivimi e sarò felice di risponderti!



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