I 5 step per creare il TUO Sistema Organizzativo

Migliora la tua organizzazione personale sul lavoro


Qualche settimana fa ti ho parlato dell'Organizzazione Attiva, ossia di quel processo costante che porta alla creazione e al mantenimento di un proprio Sistema Organizzativo. Oggi voglio parlarti dei 5 step per creare il tuo Sistema Organizzativo andando così a migliorare la tua organizzazione personale sul lavoro.



Il TUO Sistema Organizzativo


Prima di parlare dei 5 step per creare il TUO Sistema Organizzativo, occorre specificare che non esistono soluzioni chiavi in mano. Per creare un sistema organizzativo che sia davvero efficace, che ti aiuti e ti sia di supporto nella tua attività lavorativa, bisogna partire da una analisi approfondita sia personale che della tua attività, andando poi a ricercare gli strumenti e le metodologie che rispettano le tue caratteristiche, l'evoluzione della tua attività e l'ambiente in cui operi.

Quindi, qualsiasi metodo organizzativo o strumento tu decida ti utilizzare, cerca di capire se si adatta bene alle tue caratteristiche o se lo puoi modellare a tuo piacimento. Così facendo sarai più incentivato ad utilizzarlo al meglio con ottimi risultati.


I 5 step per creare il TUO Sistema Organizzativo


1) Focalizzati sul tuo essenziale.

Focalizzati sulle tue competenze primarie, sui tuoi talenti. Chiediti quali sono quelle attività che ti riescono molto bene, in cui sei particolarmente brava o bravo.

Chiediti anche quali sono i tuoi punti deboli e quelle attività che sono importanti per il tuo lavoro ma che non ti riescono molto bene o che semplicemente non ti piace fare.

Infine rifletti sui tuoi valori. Più le tue azioni quotidiane e la tua attività sono coerenti con i tuoi valori, maggiore sarà la tua energia e la tua determinazione nel far progredire i tuoi obiettivi.

Ricordati:

Il tuo risultato economico è strettamente legato alla quantità di tempo che trascorri nello svolgimento delle attività in cui eccelli.

2) Semplifica la tua attività

Impara a gestire te stessa, o te stesso, nel tempo. Non amo molto parlare di gestione del tempo perché credo che sia un po' troppo pretenzioso: il tempo va avanti per i fatti suoi e se ne frega di noi e della nostra attività. Ecco perché la definizione "gestire se stessi nel tempo" mi sembra più realistica.

Imparare a gestirsi nel tempo e semplificare la propria attività è più facile quando:

  • si inizia a tener conto dei propri picchi di energia che variano durante la giornata;

  • si lavora in single tasking, ossia un compito alla volta (il multitasking non esiste. Presto ci scriverò un articolo in proposito);

  • ci si concentra su poche attività giornaliere e si dà precedenza a quelle che Stephen Covey chiama big rocks;

  • si decide di delegare tutte quelle attività che non sono in linea con il proprio essenziale (quelle definite nel precedente step come "punti deboli"). Se vuoi saperne di più sulla delega leggi il mio articolo sulla "To De List"

3) Pianifica i tuoi obiettivi

Hai mai sentito parlare di pianificazione naturale? E' quel tipo di processo che mette in atto il nostro cervello per pianificare qualsiasi nostra attività o azione.

Noi siamo una macchina per pianificare. Utilizziamo questo modello, composto da una serie di passi piuttosto articolati, in maniera del tutto inconsapevole quando organizziamo una cena con gli amici oppure la festa di compleanno dei nostri bambini. Allora perché non utilizzare questo sistema anche per pianificare i tuoi obiettivi? Di questo ne parlerò nelle stories del mio account di instagram sabato 6 giugno. Quindi se ti interessa approfondire questo argomento segnati in agenda questo appuntamento!


4) Crea il tuo Sistema Seiketsu

Hai letto l'articolo prima di questo sul Kaizen? In quell'articolo descrivevo le 5 S di questa metodologia giapponese volta al miglioramento continuo. Una di queste S è proprio "Seiketsu": "standardizzare". Cosa significa? Analizza quali sono quei compiti ripetitivi che svolgi e standardizzali attraverso strumenti come procedure o check list. Molti pensano che la standardizzazione sia solo per le grandi aziende. Riuscire a mappare i compiti ripetitivi invece è molto utile anche per professionisti o lavoratori autonomi. Perché? Innanzitutto perché ti permette di evitare errori o dimenticanze. Inoltre ti permette di evitare di tenere in mente tutti i passaggi da compiere per raggiungere un obiettivo e poi perché ti permette di risparmiare un sacco di tempo.

Come fare a capire quali sono i compiti da standardizzare? Ti faccio qualche esempio concreto: Pensa a quando ti dici "com'è già che devo fare per riuscire a vedere la mia posizione contributiva?" oppure "quali sono già i documenti che devo allegare al preventivo?" questi sono solo alcuni esempi di compiti che possono essere standardizzati.


5) Coltiva sinergia

Come può questo step essere utile per migliorare la tua organizzazione? So già che starai pensando: che cosa c'entra la sinergia con il mio sistema organizzativo? C'entra eccome!

Al giorno d'oggi non è più possibile fare tutto da soli. La tuttologia è finita (finalmente). Quindi, quando hai un'attività da freelancer oppure hai una piccola startup è fondamentale creare delle collaborazioni con altri professionisti che ti aiutano ad aumentare il valore di quello che fai (prodotto o servizio). E' fondamentale appoggiarti ad altri proprio in virtù di quello che dicevamo al primo step "Focalizzati sul tuo essenziale". Se tu sei focalizzato sulle attività in cui eccelli, qualcun'altro dovrà occuparsi del resto dei compiti... Oppure, se vuoi dare vita ad un progetto più grande, che coinvolga altre competenze è necessario affidarsi ad altre persone. Ecco perché l'unione fa la forza ed è fondamentale coltivare sinergia.

Ma la sinergia va gestita a dovere, va organizzata. Bisogna innanzitutto capire di chi hai bisogno e come va gestita la delega. Oppure come va gestita la partnership che si crea: come ci si divide i ruoli e come si allineano i propri obiettivi a quelli delle altre persone coinvolte.


Per il momento è tutto ti ho già dato molti elementi su cui iniziare a riflettere per migliorare la tua organizzazione personale sul lavoro. Se vuoi confrontarti con me, ti ricordo che passando dal sito www.posso.it puoi avere un'ora di consulenza gratuita con me...mica male vero? Affrettati! i posti sono limitati!!





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