Come sopravvivere allo smart working

Se mi segui già da qualche tempo sai che sono reduce da un corso di specializzazione sullo smart working tenuto da Organizzare Italia. Se anche tu sei curios* di sapere come sopravvivere allo smart working ti consiglio di continuare a leggere, condividerò con te tutto quello che ho imparato...


Devo dire che questo tema, oltre ad essere in voga in questo 2020 per ovvi motivi, è anche uno di quelli che mi sta molto a cuore. Sono quindi molto contenta di averlo potuto approfondire con una formazione specifica.


Il mio passato da smart worker


In tempi non sospetti (parlo del 2015/2016) anche io sono stata una smart worker.

Quando qui in Italia ancora non si sapeva bene cosa fosse e come andasse gestito.

Devo dire che la mia esperienza all’epoca fu molto positiva. Dopo un primissimo istante di “disorientamento” entrai subito nel giusto mood e riuscii a trarne un sacco di vantaggi e benefici.


A quei tempi il mio "lavoro da casa" poteva essere definito veramente smart working in quanto:

  • la mia modalità di lavoro era per obiettivi

  • il tempo e il luogo di svolgimento della mia attività erano determinati da me e non dall’azienda

Smart working o telelavoro?


In questo ultimo periodo ho notato che c’è un po’ di confusione tra smart working e telelavoro (che sono due modalità di lavoro completamente differenti).


Se lo smart working, ha le caratteristiche che ho elencato sopra, Il telelavoro prevede

  • Tempi e orari concordati con il datore di lavoro

  • Forme di controllo molto strette dove, di fatto, si ripropone lo stesso stile lavorativo aziendale in un ambito differente (es.quello domestico).

Chi è lo smart worker?


Durante il corso mi è piaciuta moltissimo la definizione che Organizzare Italia dà dello smart worker:

“lavoratore intelligente che non lavora di più ma meglio. Lavora il giusto e produce il giusto, ovvero le risorse investite sono commisurate al risultato ottenuto, ha soddisfazione ed emozioni piacevoli nella valutazione tra ciò che ha investito e ciò che ha prodotto.”

Ma quanti smart worker attualmente si riconoscono in questa definizione? Tu, ti ci riconosci?


Difficoltà


Il problema grosso, a parer mio, deriva proprio dalla confusione tra le due modalità di lavoro che ho descritto sopra (smart working e telelavoro). Infatti, molte delle persone che conosco e che dicono di essere smart worker in realtà sono in telelavoro.

Confrontandomi con esse ho notato che principalmente lamentano queste problematiche:

  • lavorano molto più di prima perché sentono la necessità di dimostrare ai superiori che effettivamente sono operativi e produttivi;

  • Non hanno più una separazione tra tempo di lavoro e tempo per “il resto” (famiglia, casa, hobby);

  • Sono molto stressati in quanto subiscono continue interruzioni dai famosi “congiunti”;

  • Devono rispettare gli orari di lavoro e intanto assicurarsi che i figli: non si uccidano tra di loro e/o seguano le lezioni in modalità e-learning partecipando attivamente alla loro crescita formativa (al momento questa problematica è sospesa, poi si vedrà…);

  • Hanno uno spazio condiviso poco funzionale per l'attività lavorativa che svolgono (il classico tavolo della cucina riconvertito per l'occasione);

  • Considerevole aumento delle informazioni da gestire (e-mail e WhatsApp ricevuti a tutte le ore, call che si accavallano, ecc.)

Quali strategie puoi adottare per migliorare la tua condizione lavorativa durante lo smart working?


Sicuramente lo smart working è una modalità di lavoro sfidante perché il sentirsi più liberi molto spesso causa grande dispersione: di attenzione, di energia di tempo.


Ecco dunque che l'organizzazione personale dev'essere flessibile per poter rispondere al meglio alle sfide di questo periodo.


Ti propongo qualche idea da mettere subito in atto per migliorare la tua situazione da smart worker e migliorare così alcune delle problematiche elencate prima:


Gestisci correttamente il tuo spazio


Identifica l'area della casa più adatta al tuo tipo di attività. La postazione dovrà essere il più possibile illuminata naturalmente, con un buon ricircolo d'aria e tanto spazio libero.


La scrivania non è un archivio. Le pile di carta sul tavolo sono un ostacolo mentale che spostano continuamente l'attenzione facendo perdere la concentrazione. Per non disperdere energie preziose lo spazio va lasciato libero il più possibile. Less is more.


Prevedi l'utilizzo di scatole o contenitori dove riporre in maniera semplice e veloce tutti i tuoi strumenti alla fine del lavoro. Pratiche, faldoni, cartelline, ecc. vanno riposti possibilmente in una libreria. Comunque non vanno tenuti sul tavolo.


La confusione non è altro che un susseguirsi di decisioni procrastinate.


Gestisci te stesso nel tempo in maniera efficace


Elimina il multitasking. Non mi stancherò mai di dirlo. Se passi da un'attività ad un'altra costantemente, arriverai a fine giornata con la sensazione di non aver portato a termine nulla e senza energie.


Prova a lavorare in single tasking definendo dei blocchi di lavoro intervallati da piccole pause. I blocchi aiutano moltissimo il nostro cervello a lavorare meglio in quanto la focalizzazione permette di entrare davvero nel flusso del lavoro (cosa che col multitasking ci scordiamo!).


Definisci con precisione gli orari di lavoro (a che ora inizi e a che ora finisci). Fuori orario imponiti di non guardare le email o WhatsApp.


Gestisci le comunicazioni senza stress


WhatsApp non è lo strumento giusto per le comunicazioni di lavoro. Lascialo il più possibile per la sfera privata. Se non puoi o non ti va di farlo, scaricati WhatApp for Business, elimina le spunte e imposta i messaggi automatici da inoltrare dopo un certo orario, durante il week end o quando sei in ferie. Riappropriati della tua libertà!


Se devi organizzare degli incontri o riunioni online fallo efficacemente:

  • Pianifica al meglio l'intervento con anticipo

  • Utilizza uno strumento facilmente fruibile da tutti (no piattaforme a pagamento o sconosciute)

  • Al bando le riunioni online da 2 ore (mezz'ora massimo)

  • Condividi prima della riunione l'ordine del giorno che dev'essere composto da pochi punti descritti chiaramente.

Se inizierai ad adottare queste strategie vedrai che lavorare in smart working diventerà una passeggiata! Potrai così cogliere tutte le opportunità e i vantaggi che esso ti offre.


Tu che tipo di smart worker sei? Ti sei riconosciuto nelle difficoltà di cui ti ho parlato? Ne hai riscontrate delle altre? Se ti va puoi raccontarmelo in un commento. Se invece pensi che questo articolo possa essere di aiuto a qualcuno che conosci, inviagli il link e contribuisci anche tu a creare la giusta cultura dello smart working.


A presto!




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