Come limitare l’insostenibile pesantezza delle riunioni

È possibile organizzare riunioni efficaci, produttive e allo stesso tempo leggere?

Ti ripropongo l'articolo pubblicato il 1° febbraio scorso sul blog di BusinessFly, il progetto che mi vede come co-founder.


Alzi la mano chi non si è ritrovato almeno una volta a partecipare a riunioni pesanti, lunghe e poco produttive. Magari chiedendosi anche “ma che ci sto a fare qua, quando potrei portare avanti lavori più importanti?”.


Organizzare riunioni efficaci e allo stesso tempo anche leggere e non dispersive, si può. Fidati.


In questo articolo andremo a vedere alcuni punti fondamentali da tenere in considerazione affinché le riunioni che andrai ad organizzare non siano insostenibilmente poco produttive. Gli spunti che condivido con te oggi sono tratti da diversi lavori (Giorgio Nardone, Cristiano Carriero, Paolo Ruggeri) ma in particolare l’approccio “uno sguardo psicosociale sui gruppi e sulla leadership” della Prof.ssa Enrichetta Giannetti dell’Università di Firenze (che è stata mia prof.ssa di psicologia sociale), mi è stato di grande aiuto, per scrivere questo articolo.


Ci tengo a precisare che tutti questi consigli sono validi sia per le riunioni in presenza che per le video conference.


1. Fissa sempre un orario preciso di inizio e di fine riunione.

Non c’è niente di peggio che tenere impegnate le persone per un tempo indefinito. Questo riduce di molto la produttività in quanto i partecipanti al meeting, non sapendo quanto potrà durare, non si sentiranno liberi di prendere altri impegni per quella mezza giornata/giornata intera. Sprecando così molto tempo.

Altro punto fondamentale è la durata. Una riunione non può durare più di un’ora e mezza massimo. L’ideale sarebbe un’ora in presenza e 30/45 minuti in video call.


2. Predisponi per tempo un ordine del giorno e condividilo con i partecipanti.


Questo permetterà a tutti quanti di potersi preparare al meglio, eventualmente preparando già qualche idea o proposta sui punti previsti.

Considerando la durata media che dovrebbe avere una riunione, un ordine del giorno non potrà contenere troppi argomenti o si rischierà di essere alquanto dispersivi. Pochi punti, quelli salienti.


3. Non coinvolgere membri che sai che non avranno parte attiva nelle discussioni.

A volte per paura di “ledere la maestà” altrui, si tende a coinvolgere nelle riunioni tutto il team. Rilassati. Il più delle volte le riunioni sono viste come un peso, quindi le persone non coinvolte molto probabilmente saranno felici di potersi dedicare tranquillamente al loro lavoro, senza dover sacrificare del tempo per questioni che non li riguardano direttamente. Se hai paura di offendere qualcuno, piuttosto spiega loro tranquillamente il motivo del loro non coinvolgimento. Lo apprezzeranno molto.


4. Le decisioni vengono elaborate e prese durante le riunioni.


Questo vale anche se qualcuno è assente. Gli assenti verranno poi informati su quanto è stato deciso. Questo punto è molto importante in quanto va a limitare molto l’assenteismo.

Inoltre, tutte le problematiche discusse al di fuori delle riunioni hanno un puro scopo comunicativo e non decisionale. Come già detto, le decisioni vanno prese in sede di assemblea. Un gruppo che ha raggiunto la maturità si impegna a cercare decisioni unanimi e positive (magari di questo tema ne parleremo meglio in un altro articolo).


5. Ogni riunione deve avere un coordinatore e un verbalizzante.

Il coordinatore può essere il leader, oppure se non è stato formalizzato un ruolo, va scelto un membro all’interno del gruppo stesso. È importante anche selezionare qualcuno che si prenda la responsabilità di annotare tutto ciò che è stato deciso e che si impegni a trasmettere ai partecipanti il verbale della riunione.


6. Una riunione è effettivamente efficace se…


…termina con azioni concrete e pianificate da portare avanti. Vanno individuate le tempistiche e i soggetti responsabili di tali azioni, oltre che, eventualmente, chi li supporterà nell’esecuzione del lavoro.


Questi sono solo alcuni consigli, ma penso che possano già creare delle solide basi per l’organizzazione di riunioni effettivamente efficaci.


Se vuoi approfondire il discorso, non esitare a contattarmi, sarò lieta di poterti aiutare!




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